Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: [Fecha de publicación]
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales, el Instituto Internacional de Estudios del Caribe – IIEC, adscrito a la Universidad de Cartagena, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar la protección de la información suministrada por los usuarios del sitio web.
Responsable del tratamiento: Instituto Internacional de Estudios del Caribe – IIEC – Universidad de Cartagena
Domicilio: Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia.
Correo electrónico para protección de datos: [correo institucional]
Sitio web: https://estudiosdelcaribe.co/
El Responsable realizará el tratamiento de los datos personales conforme a los principios, derechos y obligaciones establecidos en la legislación colombiana vigente.
2. Marco Normativo
La presente política se fundamenta en:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013.
- Decreto 886 de 2014.
- Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
- Circulares y demás disposiciones expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Las demás normas que modifiquen, sustituyan o complementen la regulación sobre protección de datos personales.
3. Definiciones
Para efectos de esta política se adoptan las definiciones previstas en la Ley 1581 de 2012:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación mediante la cual el responsable informa al titular sobre la existencia de la presente política y las finalidades del tratamiento.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato Público: Dato calificado como público por la ley o que no sea semiprivado, privado o sensible.
Dato Privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato Semiprivado: Información cuyo conocimiento interesa tanto al titular como a determinados sectores.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, transmisión, transferencia o supresión.
4. Principios del Tratamiento
El tratamiento de los datos personales se desarrollará conforme a los siguientes principios:
- Legalidad.
- Finalidad.
- Libertad.
- Veracidad o calidad.
- Transparencia.
- Acceso y circulación restringida.
- Seguridad.
- Confidencialidad.
5. Finalidad del Tratamiento
El sitio web del Instituto Internacional de Estudios del Caribe únicamente recopila datos personales mediante el formulario de contacto disponible para los usuarios.
Los datos personales serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Atender consultas, solicitudes, peticiones o comentarios enviados por los usuarios.
- Dar respuesta a las comunicaciones recibidas.
- Realizar seguimiento a las solicitudes hasta su cierre.
- Mantener registros administrativos de las comunicaciones institucionales cuando sea necesario.
- Garantizar la seguridad del formulario de contacto y prevenir el envío automatizado de información mediante la utilización de Google reCAPTCHA.
- Cumplir obligaciones legales aplicables al Responsable del Tratamiento.
Los datos personales no serán utilizados para actividades de mercadeo, publicidad, envío de boletines, perfiles comerciales ni para finalidades diferentes a las aquí descritas, salvo autorización expresa del titular o mandato legal.
6. Datos Personales Tratados
El sitio web únicamente recopila la información que el usuario suministra voluntariamente mediante el formulario de contacto.
Los datos podrán incluir:
- Nombre y apellidos.
- Correo electrónico.
- Asunto.
- Contenido del mensaje enviado.
Adicionalmente, por razones técnicas y de seguridad, podrán registrarse automáticamente:
- Dirección IP.
- Fecha y hora del envío del formulario.
- Tipo de navegador.
- Sistema operativo.
- Información técnica requerida para el funcionamiento de Google reCAPTCHA.
- Información estadística de navegación obtenida mediante Google Analytics, utilizada exclusivamente para fines de análisis estadístico y mejora del sitio web.
El sitio web no solicita datos sensibles ni información de niños, niñas o adolescentes mediante el formulario de contacto.
7. Autorización del Titular
El tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.
Antes del envío del formulario de contacto, el usuario deberá aceptar la autorización para el tratamiento de sus datos personales mediante la casilla de verificación habilitada para tal fin.
El titular podrá abstenerse de otorgar la autorización; sin embargo, en ese caso no será posible tramitar la solicitud enviada mediante el formulario de contacto.
El formulario incorpora Google reCAPTCHA como mecanismo de protección contra el uso automatizado y el envío masivo de solicitudes. El funcionamiento de este servicio implica el tratamiento de determinada información técnica conforme a las políticas de privacidad de Google.
8. Derechos de los Titulares
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informados sobre el tratamiento dado a sus datos.
- Presentar consultas respecto de la información tratada.
- Presentar reclamos cuando consideren que la información debe ser corregida, actualizada o eliminada.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
- Revocar la autorización otorgada cuando legalmente corresponda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracción a las normas sobre protección de datos personales, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable cuando ello resulte aplicable.
9. Procedimiento para Consultas y Reclamos
Las solicitudes deberán contener, como mínimo:
- Nombre completo del titular.
- Documento de identificación.
- Correo electrónico o medio para recibir respuesta.
- Descripción clara de la solicitud.
Las solicitudes podrán presentarse mediante el siguiente canal:
Correo electrónico: [correo institucional]
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, el Responsable informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Los reclamos serán atendidos conforme al procedimiento establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
10. Cookies y Tecnologías Similares
El sitio web utiliza cookies propias y de terceros para garantizar su funcionamiento, mejorar la experiencia de navegación y obtener información estadística sobre su utilización.
Google reCAPTCHA
El formulario de contacto utiliza Google reCAPTCHA para proteger el sitio frente al envío automatizado de información y otras actividades fraudulentas. Este servicio puede recopilar información técnica del dispositivo y de la navegación conforme a las políticas de privacidad de Google.
Google Analytics
El sitio web utiliza Google Analytics para recopilar información estadística agregada sobre el uso del sitio, incluyendo páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen del tráfico y otras métricas orientadas a mejorar el funcionamiento del portal.
La información obtenida mediante Google Analytics no se utiliza para identificar individualmente a los usuarios.
Cuando la legislación aplicable lo requiera, el usuario podrá aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies no esenciales mediante el mecanismo de consentimiento implementado en el sitio web.
El usuario también podrá modificar la configuración de cookies desde su navegador, teniendo en cuenta que algunas funcionalidades del sitio podrían verse afectadas.
11. Medidas de Seguridad
El Responsable implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido.
Entre dichas medidas se encuentran:
- Uso de conexiones seguras mediante HTTPS y certificados TLS.
- Protección del formulario mediante Google reCAPTCHA.
- Control de acceso a los sistemas de información.
- Restricción de permisos a personal autorizado.
- Copias de seguridad periódicas.
- Actualización de la infraestructura tecnológica.
- Monitoreo de eventos relevantes de seguridad.
- Deber de confidencialidad del personal autorizado.
12. Conservación de la Información
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para atender la solicitud presentada por el titular y cumplir las obligaciones legales, administrativas o judiciales que resulten aplicables.
Una vez cumplidas dichas finalidades, la información será eliminada o anonimizada, salvo que exista una obligación legal de conservación.
13. Gestión de Incidentes de Seguridad
En caso de presentarse un incidente de seguridad que comprometa datos personales, el Responsable adoptará las medidas necesarias para contener, investigar y mitigar sus efectos.
Cuando exista obligación legal, el incidente será reportado a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los titulares afectados, conforme a la normativa vigente.
14. Transferencias y Transmisiones Internacionales
El sitio web podrá utilizar servicios tecnológicos prestados por terceros ubicados dentro o fuera de Colombia para la prestación de servicios de seguridad informática y analítica web.
En particular, Google Analytics y Google reCAPTCHA pueden implicar el tratamiento de información técnica por parte de Google LLC u otras empresas de su grupo empresarial, conforme a sus políticas de privacidad y a los mecanismos legalmente aplicables para las transferencias internacionales de datos.
El Responsable verificará que dichas transferencias o transmisiones se realicen conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables.
15. Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.
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Fecha de entrada en vigencia: [Fecha de publicación]
16. Actualización de la Política
El Instituto Internacional de Estudios del Caribe podrá modificar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales cuando resulte necesario por cambios legales, regulatorios, institucionales o tecnológicos.
Las modificaciones serán publicadas oportunamente a través del sitio web institucional y entrarán en vigencia a partir de la fecha de su publicación.
Se recomienda a los usuarios consultar periódicamente esta política para conocer su versión vigente.